Az about.com 2014-es felmérése szerint a megkérdezettek 62 százaléka a nem megfelelő információáramlás, illetve a kommunikáció hiánya miatt nem elégedett a munkájával. Kapcsolat nélkül kellemetlen légkör alakul ki, a munkavállalók kedvtelenül végzik feladataikat. Az információcsere hiánya széleskörű probléma, ami csoportban együtt élő emberekre hat, és annak minden tagjára kiterjed.
Mi a helyzet a nyelvvel?
Korábban voltak olyan kísérletek, amelyek során főemlősöket próbáltak emberi jelrendszerekre, elsősorban a süketnémák jelrendszerére megtanítani. Ezek az állatok bár megtanultak valamilyen szinten ezeknek a segítségével kommunikálni, sosem érték el a nyelvi kifejezőképességnek és gazdagságnak azt a szintjét, amire az ember képes. A nativista felfogás – melynek legismertebb képviselője Chomsky volt – szerint a nyelv elsajátításának velünk született, genetikai alapjai vannak. A behavioristák, mint például Skinner, a nyelv tanult jellegét és a környezeti megerősítés hatását emelik ki.
A kommunikáció módját a korábbi nemzedékektől tanuljuk. Azt, hogy ki és milyen szinten, hogyan képes kommunikálni, az egyén korábbi tapasztalatai határozzák meg. Az emberi kommunikációra a Palo Alto-i kommunikációkutató iskola szerint két dolog jellemző. Az egyik az, hogy a kommunikáció az emberi élet szükségszerű velejárója. Nem lehet nem kommunikálni. A másik az, hogy a kommunikáció mindig kétszintű folyamat, állandóan van egy tartalmi és viszonymeghatározó szintje. A tartalmi szint jelenti azt, amiről szó van, amiről a kommunikáció szól. A viszonymeghatározó szint a kommunikáló felek egymáshoz való viszonyát jelzi.
Forrás: Globalforce.com
A cégen belüli kommunikáció fajtái
Az emberek közötti kommunikáció jelen van baráti, rokoni illetve munkahelyi viszonyokban. A szociálpszichológia tárgya az interakciók, az emberek közötti kölcsönhatások vizsgálata, amelyek a legkülönbözőbb társas térben folyhatnak. W. I. Thomastól (1923) származó alaptétel, hogy az emberek nem úgy viselkednek, ahogyan egy társas élethelyzet objektíve van, hanem annak megfelelően, ahogyan ők a szituációt definiálják, minősítik. A másik személy képéhez kapcsolódó emóciómennyiség a másikkal való kommunikációk, interakciók benyomásainak összegződése.Tehát a kommunikáció és az interakciók során kialakulnak érzelmek az érintett személy felé, így jön létre egy képünk róla. Amennyiben nincs kapcsolat, nem alakulnak ki érzelmek az adott személlyel, megmarad a feltételezés, hogy milyen lehet a másik. Mi történik, ha ez az interakciók nélküli világ a munkahelyünkön érvényesül? Hogyan kezeljük? Milyen hatással van ránk és környezetünkre?
A cégen belüli kommunikációban 3 fő típust különböztethetünk meg:
- cég kommunikál az alkalmazott felé;
- alkalmazott kommunikál a cég felé;
- alkalmazottak kommunikálnak egymással, illetve más emberek felé (vásárlók, partnerek).
A kommunikáció a feladó és a vevő között zajlik, a lényeg pedig mindig az információ tartalmában rejlik, kérdés, hogy mit tart belőle fontosnak az ember. Minden onnan indul ki, hogy mit mondunk ki vagy mit nem, az ember ezen keresztül ismeri meg önmagát és a másik felet. Mivel társas lények vagyunk és az egyének egymás jelenlétében többletteljesítményre képesek, lelkesebbek, érzelmeik intenzívebbek, motivációjuk a cselekvésre erőteljesebb, kölcsönösen inspirálják egymást. A csoport tehát segít az egyéni autonómia elérésében és a kapcsolatok kialakításában.
Forrás: Stevenson Financial Marketing
Miért problémás, ha keveset kommunikálunk?
1. Bizonytalanság és kétely terjedése
„A hallgatás a megvetés legtökéletesebb megnyilvánulása” – fogalmazott George Bernard Show.
Ha nem alakul ki társalgás, bizonytalanságérzet uralkodik el az emberen, nem találja a helyét. Nem tudja miért van rá szükség, miért fontos a munkája, mi annak a jelentősége? Folyamatos kételyek merülnek fel. Arra hagyatkozik, amit innen-onnan hall, téves következtetéseket von le egyes szituációkból és stresszessé válik. Nincsen tiszta képe a vállalat struktúrájáról, a cégben zajló ügymenetekről, nem bízik meg a munkatársaiban és a felettesében sem. Ez az összetett és hosszútávon zajló folyamat vezet ahhoz, hogy az egyén kilépjen a bizonytalan helyzetből és véget vessen addigi szorongó munkakörülményének.
2. A bizonytalanságból kiinduló szóbeszédek, pletykák terjedése
Amikor az emberek nem tudják, merre haladnak, abból szóbeszéd és pletyka keletkezik. Ez egy természetes emberi viselkedés, hogy megpróbálunk a megválaszolatlan kérdésekre választ találni, megoldani a rejtélyeket. A kommunikációhiány által tátongó űr keletkezik az alkalmazottak és vezetőik között, így elindulnak a spekulációk: Miért nem kapok semmilyen pozitív visszacsatolást már vagy 3 hónapja? Nem végzem jól a munkám. A vezetőség miért tart konzultációt hosszú ideje az irodában? El akarnak bocsátani valakit.
3. Terméketlenség megjelenése, hiányzó határidők, feladatok elhanyagolása
Felmerül a kérdés, miképpen kellene elvégezni a munkájukat, miközben nem biztosak a feladataikban, egyáltalán eredményes, szükséges-e amit csinálnak? Ez a helyzet időveszteséghez vezet, majd hezitáláshoz, hogy az egyes feladatok ellátása egyáltalán fontos-e vagy sem. A termelékenység fontos alappillére, hogy erős meggyőződésünk legyen arról, hogy mit kell csinálni és mikorra, nem pedig, hogy hogyan és miért. Hasonlóan fontos, hogy legyen világos terv a munkafolyamatról.
4. Szegényes ügyfélkiszolgálás
A minőségi kiszolgálás jól olajozott gépezethez hasonló. Azonban ha a kommunikáció hiánya lerombolja az egyéni és csoportos munkavállalói tevékenységet, az a vásárlók előtt is megmutatkozik: az ügyfél nem vásárol bizalommal. Egyetlen dolog, a kommunikáció megerősítése által elkerülhetők az efféle hibák és kikerülhetőek a feleslegesen felmerülő kérdések.
Forrás: Everydaylife.globalpost.com
Nyitott és következetes kommunikáció
Ha a munkavállaló boldogtalan, az kilépést eredményez. Az elégedetlenség kihatással van a munkájára és az egész szervezetre. Cél és struktúra hiányában, minél távolabb szeretnének kerülni az adott helyzettől. Megoldhatók az említett élethelyzetek, amennyiben egy olyan vezető áll a csoport élén, aki képes felismerni a probléma okát és meg is oldja azt. Milyen is a jó vezető? Tisztességes, ami bizalmat ébreszt az emberben, betartja az ígéreteit és elismeri a hibáit.
Mindemellett szenvedélyes, kíváncsi és bátor. Jim Collins a 15-20 éve is eredményesen működő cégekkel folytatott vizsgálatai során kiderült, hogy az ilyen vállalatokat erős akaratú, de emberileg szerény, visszafogott stílusú vezetők irányítják. Akik egyértelművé teszik és rendszeresen kommunikálják a jövőképet, az elvárásokat, célokat. Munkatársaikat gondolkodásra, véleményalkotásra, cselekvésre ösztönzik. Ezáltal kialakul egy jól felépített rendszer, melyben mindenki elmondhatja gondolatait, emellett megvan a saját szerepe, ami tiszta kapcsolatokat eredményez és egyértelművé teszi a feladatokat.
